Plan de formation · Bureautique · Débutant à Intermédiaire

Outlook

Formation intensive de 2 jours pour maîtriser Outlook : emails, calendrier, contacts, tâches, automatisation et intégration Microsoft 365.

Durée

2 jours (14h)

Format

Présentiel

Prérequis

Aucun

Public

Tous les collaborateurs

Jour 1 — Gestion professionnelle des emails

Configuration du compte : signature HTML, réponse automatique, règles de message
Organisation : dossiers, dossiers de recherche, catégories, nettoyage automatique
Traitement : indicateurs de suivi, archivage automatique, ignoré, corbeille
Règles avancées : conditions multiples, exceptions, ordre d'exécution, déplacement
Gestion des pièces jointes : autorisations, taille, OneDrive, compression
Notifications et alertes : paramètres, sons, aperçu, focus inbox
Propreté de la boîte : boîte de réception prioritaire, nettoyage, archivage
TP intensif 1 : mettre en place un système complet de classement automatique avec 5 règles et dossiers de recherche

Quick Steps : création, gestion, partage, actions en un clic
Modèles d'emails : création, enregistrement, utilisation, partage
Envoi différé et planification : délai d'envoi, réponses programmées
Recherche avancée : opérateurs (AND, OR, NOT), critères, dossiers de recherche
Catégories : création, attribution rapide, couleurs, tri
Favoris et contacts fréquents : épingler, suggestions intelligentes
Messagerie unifiée : intégration calendrier, tâches, notes
TP intensif 2 : créer 5 Quick Steps, 3 modèles d'emails et un dossier de recherche de suivi

Vues du calendrier : jour, semaine, mois, planning, aperçu multi-calendriers
Rendez-vous et réunions : création, invitations, pièces, ressources
Séries de réunions : création, modification, exceptions, annulation
Planification assistée : assistant de planification, suggestions de créneaux
Fuseaux horaires : gestion des décalages, réunions multi-fuseaux
Partage et délégation : calendriers partagés, permissions, délégué
Catégories et couleurs : code couleur par projet, client, priorité
TP intensif 3 : organiser une réunion récurrente multi-fuseaux avec salles et ressources + calendrier partagé d'équipe

Carnet d'adresses : contacts, listes de distribution, catégories, champs personnalisés
Import/export : Excel, CSV, Outlook PST, synchronisation mobile
Listes de distribution : création, modification, utilisation, permissions
Affichage des contacts : carte, liste, annuaire téléphonique
Recherche de contacts : filtres, catégories, dossiers
Duplication : recherche et fusion de contacts en double
Intégration LinkedIn : connexion, mise à jour automatique, profil
TP intensif 4 : créer un carnet d'adresses professionnel avec 5 listes de distribution catégorisées et import Excel

Tâches : création, échéance, priorité, état d'avancement, % complété
Rappels : son, message, délai avant échéance, périodicité
Planification : échéances, périodicité, catégorisation par projet
Vues des tâches : liste, planning, tri, regroupement, filtre
Délégation : assigner une tâche, suivi, notification
Notes et journal : prise de notes rapide, lien avec emails, catégories
Intégration To Do/Planner : synchronisation Microsoft 365
TP intensif 5 : créer un système de suivi de projet avec 20 tâches, échéances, catégories et rappels

Raccourcis clavier : les 20 raccourcis essentiels à connaître
Personnalisation du ruban : onglets, groupes, commandes
Vues personnalisées : création, application, partage
Power Automate : workflows avec Outlook, Teams, SharePoint
Intégrations Microsoft 365 : Teams, OneDrive, SharePoint, Planner, Bookings
Compléments Outlook : trouver et installer des add-ins utiles
Cortana et IA : suggestions intelligentes, @mentions, résumés
TP intensif 6 : créer un workflow Power Automate (email → Teams → tâche) + personnaliser le ruban + configurer un complément

Adaptable à votre version d'Outlook (Microsoft 365, 2021, 2019) et à vos habitudes de travail.